Journalvillkor

1.1 Villkoren gäller mellan Media53 AB, org.nr 559513-4908 (”bokin”), och den verksamhet som slår på journalen i konto.bokin.se (”Verksamheten”).

1.2 Villkoren gäller utöver bokins villkor för tjänsteutövare (business.bokin.se/villkor). Hur bokin behandlar personuppgifter för Verksamhetens räkning står i personuppgiftsbiträdesavtalet (business.bokin.se/journalsystem/avtal). Om villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet säger olika saker gäller personuppgiftsbiträdesavtalet.

1.3 Villkoren och personuppgiftsbiträdesavtalet godkänns av en behörig företrädare för Verksamheten när journalen slås på. bokin sparar vilken version som godkändes, av vem och när.

2.1 Journalen ingår i bokin utan extra kostnad. Det gäller också arkivet efter att journalen har stängts av eller efter att Verksamheten har slutat använda bokin.

2.2 Sms som Verksamheten själv väljer att skicka, till exempel en länk till en hälsodeklaration, dras från Verksamhetens sms-saldo enligt prislistan på business.bokin.se/priser. E-post kostar ingenting.

3.1 Det är Verksamheten som väljer att slå på journalen. När den är påslagen gäller samma regler för alla verksamheter, oavsett bransch. Reglerna är byggda för att uppfylla kraven för patientjournaler i hälso- och sjukvården.

3.2 Verksamheten är personuppgiftsansvarig för sitt kundregister och sina journaler. Verksamheten äger uppgifterna och bestämmer över dem. bokin är personuppgiftsbiträde.

3.3 Verksamheten ansvarar för att det finns en rättslig grund för att behandla uppgifter om hälsa:

• En verksamhet som bedriver hälso- och sjukvård, till exempel naprapati, kiropraktik, fysioterapi, psykoterapi eller estetiska injektionsbehandlingar, behandlar normalt uppgifterna med stöd av artikel 9.2 h i dataskyddsförordningen och patientdatalagen (2008:355) 2 kap. 7 a §. Estetiska injektionsbehandlingar omfattas av patientdatalagen enligt lagen (2021:363) om estetiska kirurgiska ingrepp och estetiska injektionsbehandlingar 6 §.
• En verksamhet som inte bedriver hälso- och sjukvård, till exempel en frisör, en hudterapeut eller en massör, behöver normalt kundens uttryckliga samtycke enligt artikel 9.2 a. Journalens formulär har färdiga samtyckesblock som Verksamheten kan använda.

3.4 bokin bedömer inte om Verksamheten bedriver hälso- och sjukvård, vilken rättslig grund som gäller eller om Verksamheten uppfyller sina skyldigheter.

3.5 Bevarandetiden i punkt 9 följer patientdatalagen. En verksamhet som inte bedriver hälso- och sjukvård ansvarar för att bevarandetiden också är förenlig med artikel 5.1 e i dataskyddsförordningen. Den allmänna preskriptionstiden för fordringar, till exempel ett skadeståndsanspråk från en kund, är tio år enligt preskriptionslagen (1981:130) 2 §.

4.1 bokin är inte tillsynsmyndighet och inte rådgivare. Där lagen lägger en skyldighet på Verksamheten erbjuder bokin fält och hjälpmedel. bokin stoppar, varnar och påminner aldrig när det gäller hur vården eller behandlingen utförs.

4.2 Journalen ger inget kliniskt beslutsstöd. Den räknar inte ut doser och föreslår inte diagnoser. Varningar i en hälsodeklaration bestäms av Verksamheten.

4.3 Mallarna är hjälpmedel. Verksamheten ansvarar för vad som dokumenteras och för att dokumentationen räcker för den egna verksamheten.

• Journal per kund, med en tidslinje över alla anteckningar.
• Färdiga mallar per bransch och en byggare för Verksamhetens egna mallar. Använda mallversioner ändras aldrig.
• Behandlingsskisser för ansikte, kropp, huvud, händer och fötter.
• Officiella kodverk: ICD-10-SE, KVÅ och ICF, i de versioner som E-hälsomyndigheten publicerar.
• Utkast, signering, kontrasignering och rättelser. En signerad anteckning kan inte ändras.
• Varning om överkänslighet som syns överst i journalen (HSLF-FS 2016:40 5 kap. 5 § andra stycket).
• Hälsodeklarationer och samtycken, som skickas före besöket eller fylls i på plats.
• Behörigheter per person, med nivåerna Läsa, Skriva, Signera och Journaladministratör.
• Inloggning till journalen med en andra faktor.
• Åtkomstlogg, verktyg för loggkontroll och för granskning av journalföringen, och rapport till patienten om vem som har tagit del av journalen.
• Guide för behovs- och riskanalys och för signeringsrutin.
• Register över apparater för laser och IPL (SSMFS 2026:1 15 §).
• Export som PDF och i strukturerat format.
• Dokument till Verksamhetens ledningssystem: driftdokumentation, mall för beslut om idrifttagande, beskrivning av säkerhetskopieringen och en årlig säkerhetsbeskrivning.
• Kryptering, säkerhetskopior, loggning och skydd enligt personuppgiftsbiträdesavtalet.

Följande skyldigheter ligger på Verksamheten och kan inte tas över av bokin. Vilka punkter som gäller beror på verksamheten. Det som hänvisar till patientdatalagen, patientsäkerhetslagen och HSLF-FS 2016:40 gäller den som bedriver hälso- och sjukvård, och andra verksamheter kan använda det som stöd för god ordning. Det som hänvisar till dataskyddsförordningen gäller alla. Det som hänvisar till SSMFS 2026:1 gäller estetiska behandlingar med icke-joniserande strålning som inte är hälso- och sjukvård.

6.1 Journalföring. Föra en journal för varje patient, föra in uppgifter så snart som möjligt och signera dem (patientdatalagen (2008:355) 3 kap. 1, 6, 9 och 10 §§; HSLF-FS 2016:40 5 kap. 3-5 §§).

6.2 Behovs- och riskanalys och behörigheter. Göra och dokumentera en behovs- och riskanalys, bestämma villkor för behörighet utifrån den, tilldela och följa upp behörigheter och revidera analysen när behov eller risker ändras (patientdatalagen (2008:355) 4 kap. 2 §; HSLF-FS 2016:40 4 kap. 2, 2 a, 2 b och 3 §§).

6.3 Loggkontroller. Göra systematiska och återkommande stickprovskontroller av åtkomsten, kontrollera vid misstanke om obehörig åtkomst och dokumentera kontrollerna (patientdatalagen (2008:355) 4 kap. 3 §; HSLF-FS 2016:40 4 kap. 9 b §).

6.4 Signeringsrutin. Ha rutiner för signering och besluta om eventuella undantag (HSLF-FS 2016:40 6 kap. 4-5 §§).

6.5 Granskning av journalföringen. Regelbundet granska att personalen dokumenterar enligt gällande författningar (HSLF-FS 2016:40 5 kap. 6 §).

6.6 Ledningssystem. Ha en informationssäkerhetspolicy, göra riskanalyser, utse någon som leder informationssäkerhetsarbetet, dokumentera beslutet om att ta journalen i drift, planera för driftstörningar, besluta om säkerhetskopiornas bevarandetid och återläsningstester och varje år utvärdera skyddet mot olovlig åtkomst (HSLF-FS 2016:40 3 kap. 4-7, 11, 13 och 18 §§; SOSFS 2011:9).

6.7 Patientsäkerhetsberättelse. Upprätta en patientsäkerhetsberättelse senast den 1 mars varje år (patientsäkerhetslagen (2010:659) 3 kap. 10 §; HSLF-FS 2016:40 7 kap. 1 §).

6.8 Anmälan till myndigheter. Anmäla verksamheten till Inspektionen för vård och omsorg senast en månad innan den påbörjas, där det gäller (patientsäkerhetslagen (2010:659) 2 kap. 1 §). Den som utför estetiska behandlingar med laser, IPL eller annan icke-joniserande strålning ska anmäla verksamheten till Strålsäkerhetsmyndigheten (SSMFS 2026:1 4 §).

6.9 Estetiska injektionsbehandlingar. Se till att behandlingen utförs av legitimerad läkare, tandläkare eller sjuksköterska, att kunden har fyllt 18 år, att kunden får muntlig och skriftlig information, att betänketiden har löpt ut och att samtycket lämnas först därefter (lagen (2021:363) om estetiska kirurgiska ingrepp och estetiska injektionsbehandlingar 8-12 §§; förordningen (2021:367) om estetiska kirurgiska ingrepp och estetiska injektionsbehandlingar 4-5 §§).

6.10 Laser och IPL. Göra en individuell bedömning före varje behandling, dokumentera inställningar, ändrade förinställningar och avvikande händelser, dokumentera att information har lämnats och föra register över apparaterna (SSMFS 2026:1 15-17 och 19 §§).

6.11 Information till kunderna. Informera kunderna om behandlingen av deras uppgifter (artiklarna 13 och 14 i dataskyddsförordningen; patientdatalagen (2008:355) 8 kap. 6 §). bokin har en mall.

6.12 Begäranden från kunder. Lämna ut kopia av journalen och information om vem som har tagit del av den, och pröva andra begäranden (patientdatalagen (2008:355) 8 kap. 2 och 5 §§; kapitel III i dataskyddsförordningen).

6.13 Påminnelser och kallelser. Fatta och dokumentera ett beslut, med behovs- och riskanalys, innan påminnelser och kallelser skickas via e-post eller sms, och skicka dem endast till kunder som har gett sitt medgivande (HSLF-FS 2016:40 3 kap. 16-17 §§). Journalens inställningar har fält för beslutet, och medgivandet registreras på kundkortet.

6.14 Personal och enheter. Se till att personalen håller sina lösenord och andra faktorer för sig själva och inte lämnar en enhet utan att journalen är skyddad (HSLF-FS 2016:40 6 kap. 1 §). Lämna aldrig över en enhet med inloggat konto till en kund. Låt kunden fylla i formulär på sin egen telefon.

6.15 Exporterade filer. Skydda exporterade journaler. Den som sparar dem på ett flyttbart medium ska se till att obehöriga inte kan ta del av dem och att de inte går förlorade (HSLF-FS 2016:40 3 kap. 19 §).

6.16 Konsekvensbedömning. Bedöma om en konsekvensbedömning krävs och i så fall göra den (artikel 35 i dataskyddsförordningen). bokins konsekvensbedömning får användas som underlag.

6.17 När verksamheten upphör. Se till att journalerna tas om hand så att obehöriga inte kan ta del av dem, eller ansöka hos Inspektionen för vård och omsorg om omhändertagande (HSLF-FS 2016:40 8 kap. 1 §; patientdatalagen (2008:355) 9 kap. 1 §).

7.1 Den som slår på journalen blir Verksamhetens första journaladministratör. Kontots ägare kan alltid nå inställningarna och ge behörighet, även till sig själv. Det loggas. För att läsa en journal krävs alltid en behörighet.

7.2 Behörighet till journalen följer aldrig automatiskt av att någon är administratör eller ägare i kontot. bokins plattformsadministratörer kan inte öppna journaler.

7.3 En behörig person öppnar journalen för kunder som har eller har haft en bokning hos personen, eller vars journal personen har skrivit en anteckning i. Verksamheten kan ge vissa personer behörighet för hela verksamheten, till exempel receptionen eller den medicinskt ansvarige. Utanför detta anger personen ett skäl. Varje öppning loggas.

7.4 Den som öppnar journalen loggar in med en andra faktor: kod via e-post, autentiseringsapp eller passkey. Det gäller bara personal som öppnar journalen. Resten av kontot fungerar som förut.

7.5 En journalsession varar högst 12 timmar. Journalen låses efter 15 minuters inaktivitet, och Verksamheten kan ändra tiden. En enhet kan kommas ihåg i 30 dagar. Verksamheten kan korta tiden eller stänga av funktionen.

7.6 Verksamheten kan stänga ute namngiven personal från en viss journal och markera att en kund har skyddade personuppgifter. En person som också är kund kan inte öppna sin egen journal i bokin.

8.1 En signerad anteckning kan inte ändras eller tas bort (patientdatalagen (2008:355) 3 kap. 14 §; HSLF-FS 2016:40 6 kap. 6 §). Den som skrivit ett utkast kan ändra det tills det signeras.

8.2 En rättelse görs som en ny anteckning. Tidslinjen visar vem som rättade och när, och båda texterna står kvar.

8.3 Varje utlämnad kopia antecknas i journalen med mottagare och datum (patientdatalagen (2008:355) 3 kap. 11 §).

9.1 En journal bevaras i 10 år efter den sista anteckningen (patientdatalagen (2008:355) 3 kap. 17 §). Tiden täcker också kravet på minst tre år i SSMFS 2026:1 17 och 19 §§.

9.2 Nittio dagar innan bevarandetiden löper ut ser Verksamhetens journaladministratörer att journalen ”gallras snart”. Verksamheten kan förlänga tiden och anger då skälet.

9.3 När tiden har löpt ut förstörs journalen. Innehållet går inte att återskapa, och kvar finns bara en markering om att journalen har funnits.

9.4 En journal kan förstöras tidigare efter beslut. Beslutet är antingen ett beslut av Inspektionen för vård och omsorg enligt patientdatalagen (2008:355) 8 kap. 4 §, eller Verksamhetens eget beslut enligt dataskyddsförordningen. Typen av beslut och dess referens sparas.

9.5 Åtkomstloggen sparas i 10 år. Lagen kräver minst fem år (HSLF-FS 2016:40 4 kap. 9 b §).

10.1 Verksamheten kan stänga av journalen. Ingenting raderas. Journalen går över i arkivläge:

• den dagliga användningen och utskicken av hälsodeklarationer upphör;
• journaladministratörerna behåller läs- och exportåtkomst;
• gallring sker som vanligt enligt punkt 9;
• slås journalen på igen återställs allt.

11.1 Verksamheten behåller sitt journalarkiv utan kostnad tills bevarandetiden har löpt ut. Journaladministratörerna behåller läs- och exportåtkomst.

11.2 Verksamheten kan exportera sina journaler och föra över dem till ett annat system. Den som tar över journalerna ansvarar för dem från överföringen.

11.3 bokin exporterar journaler utan Verksamhetens egen medverkan endast i de fall som anges i personuppgiftsbiträdesavtalet, punkt 13.6: efter beslut av Inspektionen för vård och omsorg, på skriftlig begäran av Verksamheten, dess dödsbo, konkursbo eller likvidator, eller när bokin har en rättslig skyldighet. Varje sådan export loggas i journalerna och journaladministratörerna underrättas.

12.1 Verksamheten och dess personal bestämmer per tjänst och per bokning om en hälsodeklaration ska skickas. En deklaration gäller i 12 månader. Inom den tiden kan kunden i stället svara på frågan om något har ändrats sedan förra deklarationen. Svarar kunden ja fyller kunden i en ny.

12.2 Deklarationen skickas via e-post. Sms används bara om Verksamheten slår på det för tjänsten. Meddelandena innehåller aldrig uppgifter om hälsa, bara en länk.

12.3 Kunden fyller i deklarationen på bokin.se, på en sida som saknar spårare och aldrig visas inuti någon annans webbplats. Svaren hamnar endast i journalen. Bokningen visar bara att deklarationen har kommit in.

12.4 Samtycke till en estetisk injektionsbehandling registreras vid besöket, efter betänketiden. Det ingår aldrig i en deklaration som fylls i före besöket (lagen (2021:363) om estetiska kirurgiska ingrepp och estetiska injektionsbehandlingar 12 §).

12.5 Anteckningar på kundkortet är till för sådant som inte rör hälsan. Uppgifter om hälsa hör hemma i journalen.

13.1 Journalen fungerar på alla sätt som Verksamheten använder bokin, även när kontot visas inuti en partners plattform och när kunder bokar via bokins widget på Verksamhetens egen webbplats.

13.2 Partner får aldrig journaluppgifter. De får inga händelser och inga antal som rör journalen, och partnerns sida kan inte läsa något ur kontot. Partnerns portal visar ingenting om journaler.

13.3 Om Verksamheten kopplar bort en partner, om partnern pausas eller om partnern loggar ut Verksamheten, avslutas de journalsessioner som öppnats via den partnern. Journalerna påverkas inte.

13.4 Bokningar via widgeten behandlas som alla andra bokningar. Kunden kan öppna hälsodeklarationen i ett eget fönster, och formuläret visas aldrig inuti Verksamhetens webbplats.

14.1 Kodverken ICD-10-SE, KVÅ och ICF ges ut av E-hälsomyndigheten. ICD-10-SE bygger på Världshälsoorganisationens ICD-10.

14.2 Verksamhetens egna mallar tillhör Verksamheten. En mall som har använts ändras aldrig. En ny version skapas i stället, och en mall arkiveras i stället för att raderas.

Säkerhetsåtgärderna, underbiträdena och hur bokin underrättar Verksamheten vid en personuppgiftsincident står i personuppgiftsbiträdesavtalet. Upptäcker Verksamheten att någon obehörig har kommit åt journalen ska Verksamheten genast spärra behörigheten i kontot och kontakta bokin på [email protected].

16.1 Verksamheten ansvarar för vården och behandlingarna, för innehållet i journalerna och för att Verksamheten uppfyller sina skyldigheter enligt punkt 6.

16.2 I övrigt gäller ansvarsbestämmelserna i bokins villkor för tjänsteutövare.

bokin får ändra villkoren. En ändring meddelas i kontot och via e-post minst 30 dagar innan den börjar gälla, och en journaladministratör godkänner den nya versionen. Godkänns den inte kan Verksamheten stänga av journalen, och arkivet finns då kvar enligt punkt 10.

Media53 AB, org.nr 559513-4908, [email protected].